1. 申请人需是我校年度因公出国（赴港澳）名额和经费计划内的人员。
2. 通常情况下，普通短期团组应至少提前3个月向学校外事部门递交申请材料；短期培训类团组应提前4个月向学校外事部门递交申请材料。逢寒暑假需至少于放假前15天提交出访材料。
二、 申请人向国际教育学院提出申请，所需材料如下：
1. 首都体育学院教职工因公出国审批表或首都体育学院教职工因公赴港澳审批表（按照填表说明填写，见附件1和2）
2. 邀请信复印件、中文翻译件（邀请信须有地方邀请机构的Logo，须从所去国家或地区的本土发出，应写明被邀请人姓名、出访时间、出访目的、费用支付办法，同时要有邀请方负责人签名或印章、邀请单位地址、电话及传真。）
3. 详细的中、英文行程（详尽到每一天上午、下午、晚上的公务安排，必须含离京、抵京及到达、离开目的地日期。）
4. 出访人员身份证复印件（注明出生地）
5. 出访须知（见附件3，团长提供）
6. 出访承诺书（见附件4，团员提供）
另：参加双跨团组，除以上申报材料（邀请信不用交）外，还应提供组团单位出具的：
1. 征求意见函（原件）
2. 任务通知书（原件，可后补）
3. 任务批件（复印件，可后补）
三、 上报校长办公会
国际教育学院根据出访人员提供材料，以书面请示提交校长办公会审批。
四、 校内公示及办理政审备案表
校长办公会讨论通过的团组，需在校内公示五个工作日。出访成员按照要求填写《北京市因公临时出国（赴港澳人员）备案表》（见附件5，请严格按照要求填写），并将电子版发送至waishiban@cupes.edu.cn。
五、 上报北京市外办审批
六、 因公换汇
1. 北京市外办审批通过的团组，由外事部门统一向财政局提交用汇申请。
2. 出访人按照学校财务要求领取支票，并携带身份证，用汇申请表（外事部门提供）及中国银行信汇凭证（见附件6）至中国银行北京分行（地址：东城区朝阳门内大街2号）办理换汇业务。
七、 准备证照和签证（注）材料
个人准备材料：
1. 个人情况表（详见
http://t9.bjfas.cn:82/t9/subsys/servicehall/web/webVisaFormprint/index.jsp）
2. 其他签证材料（详见http://t9.bjfas.cn:82/t9/subsys/servicehall/web/webVisaHandbook/publicVisa/index.jsp）
八、 上交证照、总结
出访团组应在任务执行完毕后7个工作日内（从归国抵境当日起算）将因公证照及出访总结（电子版发送至waishiban@cupes.edu.cn）上交至学校外事部门。逾期未交团组将不予办理核销业务。
九、 办理核销及报销手续
1. 出访团组将住宿费发票扫描件发送至waishiban@cupes.edu.cn。
2. 外事部门在财政局网站核销后，通知出访人员。
3. 出访人员按照财务要求整理票据，办理报销业务。
附件1：首都体育学院教职工因公出国审批表（2017版）
附件2：首都体育学院教职工因公赴港澳审批表（2017版）
附件3：出访须知
附件4：出访承诺书
附件5：《北京市因公临时出国（赴港澳人员）备案表》
附件6：中国银行信汇凭证
